医療事務所における従業員の不正行為の防止と検出
内部統制とは、不正行為を防止し、企業の資源を保護し、法律や規制を遵守するように設計されたプロセスと定義されています。 内部統制は、医療事務所の特定のニーズによって決定され、実施され、監視され、計画どおりに機能していることを確認するために測定された場合にのみ有効である。
医療事務所は、内部統制に関する方針を策定することにより、従業員の不正行為を防止し検出するための積極的なアプローチをとらなければならない。 予防および検出は、一定レベルのリスクを最小限に抑えることによって、内部統制プロセスにおいて非常に重要な役割を果たします。
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採用慣行最高の医療事務所スタッフを雇用することは、内部統制のプロセスを強化する効果的な方法です。 有能で信頼できる、信頼できるスタッフを雇うことで、候補者を徹底的に事前検定するだけでビジネス上の意味があります。 バックグラウンドチェックと参照チェックは、悪いリンゴを取り除き、特定の人が仕事に応募するのを阻止する簡単な方法です。
以前の雇用主は、雇用資格と再雇用資格以外の情報は許可されていませんが、以前の上司または同僚に詳細情報を提供するための連絡先情報を申請者に提供することができます。 クレジットチェックを含むバックグラウンドチェックは、申請者の個人履歴に関する詳細も提供します。
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職務の分離分離した職務は、1人の従業員が財務の取り扱いを含む複数の取引の責任を負うことを防ぎます。 従業員がお金を処理しなければならないときは、特定の取引を承認する1人のユーザー、処理を担当する1人のユーザー、調整および記録保管のために別のユーザーが必要です。 これにより、他の人が検出またはレビューしていないタスクを誰も実行できないことが保証されます。
職務の分離は、それがフロントオフィスレベルであろうと、医療事務所の行政レベルであろうと、どんな金額も失うのを困難にする。 従業員は、すべてのプロセスが追跡され、監視されていることを知っているとき、タスクを実行する際の正確さと誠実さを奨励します。
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ドキュメンテーションすべての金融取引にはペーパートレイルが必要です。 文書化は、単に文書の作成や文書化の練習ではなく、請求書や支払い送金などのすべての財務記録のコピーを保持することです。 従業員は、口頭による要求に基づいて決して取引を実行しないように注意する必要があります。
有効な書類には、公式の診療所の書式、レターヘッド、または請求書が含まれており、必要に応じて署名によって承認される必要があります。 小切手には払い戻し、送金、支払いの転記などの請求書が必要です。 現金は受け入れられるだけで、患者の変更を返還しない限り手渡されません。 キャッシュ・ボックス・リコンシリエーションは、各シフトの開始時と終了時にも文書化する必要があります。
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物理的および電子的セーフガード金庫、警報システム、カメラ、および錠の使用は、データ、在庫、資産、および金銭を保護する医療事務所を支援することができる。
1.すべての現金箱、小切手、領収書は、医療機関のスタッフのアクセスが制限された金庫に保管してください。 組み合わせは定期的に変更する必要があります。
2.時間外および非手術の日にアラームシステムを設置します。
カメラは、各入口と出口、フロントデスクに置くことができ、金庫を目指す。
4.サプライ室や薬局のキャビネットへの扉は常時ロックしておき、必要に応じて特定の場所にのみアクセスできます。
電子的な保護手段には、パスワードの使用や許可された要員へのアクセスの制限が含まれます。
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監視操作操作を監視する方法がなければ、内部統制のプロセスは不完全である。 内部統制のモニタリングには、日々の業務を見直し、プロセスが適切に機能していることを確認する必要があります。
1.キャッシュ調整
2.アカウントまたはチャートの監査
3.レポートの比較による検証
4.定期在庫チェック
すべてのプロセスを注意深く観察することは不可欠ですが、 医療機関のマネージャーは、まず第一に、
1.ルールと目標を確立する
2.すべてのスタッフにそれらを伝える
3.定期的にフィードバックを提供する