電子通信は、最近では、電話、「カタツムリ」メール、場合によっては対面式の会議よりも人気が高まっています。 医療事務所を含むどのような職業環境においても、同僚、患者、医師、病院、ベンダーまたは他の専門家に電子メールを送信する際には、いくつかのことを考慮することが重要です。
人々は一日の大半を電子メールの開封と読書に費やしています。
効果的で重要でない電子メールでは、貴重な時間を無駄にしないでください。 電話、メールの対応、対面での使用と同じプロフェッショナリズムも電子メールで表現する必要があります。 電子メールはコミュニケーションの一形態であり、受信者がメッセージを解釈する方法は、重要な唯一のものであることを常に忘れないでください。
メールを作成して送信する前に、いくつか質問してください。
- 電子メールは、私が送信している情報のためのコミュニケーションの最良の形態ですか？
- それはプロですか？
- HIPAAに準拠していますか？
- それは私と医療事務所を正確に表していますか？
メールエチケットのルール＃1
SENDを押す前にあなたのメッセージの内容を考えてください 。 通話や会議の代わりに、メッセージが適切な形式の電子メールであることを確認してください。 内容は、あなたのメディカルオフィスで期待されるイメージとプロフェッショナリズムのレベルを反映している必要があります。
わいせつ、攻撃的、中傷的、名誉毀損的、人種差別的、性的な性質を含むメールを送信、転送、返信しないでください 。 あなたとメディカルオフィスでは、罰則が厳しくなることがあります。
メールエチケットルール＃2
適切な文法、句読点、およびスペルを使用してください 。 繰り返しますが、あなたのメッセージはあなたのメディカルオフィスを反映しています。
また、メッセージを簡潔に保ち、メッセージの適切なレイアウトを使用して読みやすくしてください。 SENDを押す前にあなたの電子メールを校正してください。
これはオンラインの世界で叫んでいると考えられているので 、すべての大文字を使用しないでください 。 単語やフレーズを強調するには、 太字または斜体を使用します 。 また、非常に気まぐれなフォントや奇妙なフォントを使用しないでください。電子メールを読むのが難しくなります。
メールエチケットのルール＃3
電子メールが適切な受信者に送信されていることを確認してください 。 医療事務所の情報、特に患者情報に関連する情報は、基礎のみを知る必要がある場合に共有する必要があります。 また、人々はそれらに関連しない情報を「迷惑メール」と考えるかもしれないと考えてください。
個人情報や機密情報を議論したり、患者ファイルを電子メールで添付したりしないでください 。 患者の口座番号または医療記録番号を使用して、誰かに口座のレビューを促す。 あなたの情報はそこに記されるべきです。
メールエチケットルール＃4
可能な場合は、24時間以内にプロのEメールに返信してください 。 それがあなたに十分な時間を与えないならば、あなたは電子メールを受け取り、できるだけ早くそれらに戻ってくるだろうと少なくとも答えています。
スパムや購読/購読解除のリクエストに返信しないでください 。
これにより、迷惑メールが多く生成され、ビジネスメールが氾濫します。
メールエチケットルール＃5
感情を電子メールから守ってください 。 丁寧でプロフェッショナルであること。 あなたは、そのタイプの関係を構築するのに十分な時間が過ぎた後で、あなたが非公式であることができる人を知っています。
後であなたが後悔するかもしれない電子メールに何も言わないでください 。 怒っている電子メールを送信または応答するときは注意してください。 他人に関する個人的なコメントをしたり、他の人に怒らせるコメントをつけたり、あなたが直接言ってはいけないことを言ったりしないでください。
メールエチケットルール＃6
ユーモア、ジョーク、アイロニーを最小限に抑えてください。 意図は電子メールではしばしば「翻訳で失われている」ことが多く、人々はいつも冗談を言うとは限りません。
受信者の視点から考えてみましょう。
チェーンレターを送ったり、転送したり、返信したりしないでください 。 それは専門家としての行動ではなく、これを迷惑メールとみなす人もいます。 送信するコンテンツには、イメージとあなたの医療事務所で期待されるプロフェッショナリズムのレベルが反映されている必要があります。