メディカルオフィスでの丁寧で一貫した電話の仕方
あなたの受付係は優れた電話のエチケットを持っていますか？ 医療事務所のスタッフは、常に礼儀正しく、一貫した電話を提供することが重要です。 患者が電話をかけると、フロント担当者が通話を処理する方法によって、施設がどのように認識されるかが決まります。
最もよく使われる通信手段の1つとして、電話通信を軽くするべきではない。 それはしばしば、医療事務所が患者との最初のやりとりである。 ここでは、電話のエチケットを改善するために医療事務所のスタッフに提供できるいくつかの基本的なヒントを紹介します。
1 -
アクティブなリスナーになる「アクティブリスニング」と呼ばれる技法は、理解が完全であることを確認するのに役立つツールです。 この手法では、リスナーは自分の言葉で聞いた情報を言い換えます。 この情報が正しい場合、交換は完了します。そうでなければ、情報の送信者は、現時点での誤解を訂正することができます。 この交換はもう少し時間がかかり、交換に関わる全員が期待が明確で理解されていることを知っているため、アカウンタビリティを作成するための効率的なツールとなります。
- スピーカーに焦点を当てる
- 興味のある法律
- 中断しないでください
- あなたの非言語コミュニケーションに気づく
- 他の誰かと話をしないでください
- 議論されている問題について心に留めておく
2 -
良い電話マナーを持っている良い電話マナーを持つことは簡単な作業です。 良い電話マナーを持つということは、あなたが通話者であれば、あなたが治療を受けたいと思うように、専門的で他の人を治療することを意味します。 いくつかの例があります：
- 少なくとも3番目のリングで迅速に答えます
- あなたの名前とフレンドリーな挨拶で答えます
- 笑顔、電話であなたの笑顔を聞くことができます
- ゆっくり、はっきりと話します
- 電話で食べ物を噛んだり、何かを飲んだりしないでください
- 発信者を保留にする前に許可を求める
3 -
機密保持を維持する患者の機密性を維持するだけでなく、患者はあなたの医療施設で治療されていることを確実に感じるだけでなく、法律でもあります。 患者の健康情報にアクセスする組織は対象とみなされ、法律でHIPAA規定を遵守する必要があるか、民事刑法または刑事罰を受けることが求められます。 医療記録は秘密のままであり、適切な権限を持たない人々がアクセスすることは不可能です。 承認されていない患者の保護された健康情報（PHI）に関する開示は、プライバシールールの違反とみなされます。
- 電話で提供される情報には注意してください
- 患者に自らの身元を明らかにするために社会保障番号を提示するように依頼する
- 他の患者があなたの会話を聞くことができるかもしれないことに留意してください
- 発信者が患者でない場合は、許可なく個人情報を決して論議しないでください
4 -
考慮すべき事項電話のエチケットは、あなたの言うことだけでなく、あなたがしていることでもありません。 次回に電話で患者や他の顧客と話すときにこれらを考慮してください。
- 電話には常に感謝します
- 最初に電話を切らないでください
- メッセージを取るときは、できるだけ多くの情報を入手してください
- 患者があなたに無礼であっても、静かで礼儀正しい