適切なタイミングを選択し、アジェンダを設定し、重要な課題について話し合う
効率的で生産的な方法で利用されれば、 医療スタッフの会議は非常に効果的です。 ミーティングは、練習全体のコミュニケーションのすばらしい形式であり、定期的に開催する必要があります。 週に1回、2週間に1回、または毎月に会議が開催される場合、マネージャーとスタッフはオフィス内の問題をタイムリーに解決できます。
時間制限に対応するのに十分な計画がない場合や、提示された情報が適切に整理されていない場合、ミーティングは効果がなくなります。 より効果的な医療事務局の会議を開催するには、いくつかの方法があります。
1 -
アジェンダ標準的な議題を作成することで、重要な順番で各会議の主題に取り組むことができます。 これにより、各会議はスムーズに進行し、最も重要なトピックすべてについて議論するのに十分な時間をかけてトピックに留まります。 多くの場合、予定された時間に会議が行われますが、重要な問題が処理される限り、会議は時間通りに終了できます。
典型的な会議アジェンダには次のものがあります。
- ようこそと紹介
- 不在
- 以前のミーティングの議事録
- 前回の会議で生じた問題
- 重要事項の順序で議論されるべき項目のリスト
- スタッフが他の話題を呼び出せるようにする他のビジネス
- 次の会議のための新しいビジネス
- 会議の終了
項目リストには、各会議で対処すべき標準項目を含める。 これらは、感染管理、 HIPAA 、および財政上の目標である可能性があります。
クレーム拒否、長い待ち時間、患者満足度の問題など、過去の議題からの定期的な項目を探します。
2 -
患者介護ニーズに対応する頻度と時間オフィスミーティングの頻度と時間は、いくつかの要素によって決まります。 診療所の時間制限のため、会議は患者のケアを妨げてはならない。
会議をスケジュールするのに最適な時間は、数時間後または1日の遅い時間帯になります。 この方法では、ミーティングに中断がほとんどまたはまったくなく、時間通りに開始して終了することができます。 1時間以内に隔週または毎月のスタッフミーティングが便利になります。
いくつかのマネージャーは、より特定のトピックに対処するために、小規模なグループまたは個々のスタッフと1か月に1回会いたいことがあります。 これは、しばしば会議の計画から外されている重要なステップです。 小規模なグループや個別の会議では、大きなグループの前で話したくないトピックを掲示したり議論したりすることができます。 管理者はこれを機会として使用して、誰も気付かれずにスタッフの秘密の問題を話し合うことができます。
3 -
医療環境における重要性についての議論各事務所は異なっていますが、医療事務所の動態は本質的に非常に似ています。 あなたの診療所が州および連邦のガイドラインに準拠していることを確認するために、各会議で特定の話題に触れてください。
- HIPAA：すべてのヘルスケア提供者は、 HIPAAの遵守に関してスタッフに訓練を受け、情報を提供し続ける責任があります 。 故意または偶発的なPHIの許可されない開示は、HIPAAの違反とみなされます。 定期的な会話を通して情報の開示を避けることの重要性について、各会議にスタッフに思い出させる。 待合域、廊下またはエレベータでの患者情報の議論。 PHIの適切な処分。 職場の情報を必要とする従業員には、情報へのアクセスを厳密に制限する必要があります。
- 感染管理：感染症の拡大防止は、医療事務所における感染対策の主要な目標です。 私たち皆が知っているように、適切な手洗いは感染の広がりを防ぐ最も効果的な方法です。 しかし、手洗いのみでは仕事をすることはできません。 フレンドリーなリマインダーは、スタッフと患者が安全を保つことを確実にするために長い道のりを歩むでしょう。
- 財務目標：医療施設の成功は、医療事務所の財務方針の強さと、財務上の目標を達成するためにオフィスがどのように機能するかによって決まります。 オフィスがどれほどうまくやっているかをスタッフに知らせておくことは、パフォーマンスの向上や改善を続ける一つの方法です。 事務所の財務状況は、事務所が財務的に優れている限り、自分たちの仕事で感じることができることを知っているので、スタッフにとっても同様に重要です。