医療事務所のフロントデスクは非常に忙しい場所です。 フロントオフィスのスタッフは、医療事務所の円滑な運営に不可欠です。 フロントデスクのスタッフは、通常、受付係および/または医療補助員で構成され、医療事務所の規模に応じて、1人が両方である場合があります。 臨床上の義務は別として、フロントデスクは5つの管理業務を担当しています。
- 患者のご挨拶
- 電話の応答と管理
- 予定の予約
- オフィス間通信
- 外部対応
1 -
挨拶患者患者に挨拶することは、あなたが言うことだけではなく、患者とのやりとりについても同様です。 フロントデスクは、患者を歓迎しているように感じさせる責任があります。
フロントには、診察や診察の際に患者が受ける最初の印象があります。 フロントデスクは優れたカスタマーサービスを提供し、医療行為を積極的に表現することが重要です。
患者を挨拶する他の方法は次のとおりです。
- 適切な電話のエチケットを使用して丁寧で一貫した方法を維持しながら電話に答える
- 受付エリアをきれいに整えます。
- 個人および財務情報を含む患者の詳細な患者情報を収集することにより、新しい患者を登録し、既存の患者の人口統計を更新する
- 患者の到着を提供者に通知し、遅延を認識し、患者および臨床スタッフと連絡することによって患者の流れを容易にする
- 患者、将来の患者、訪問者の質問に丁寧に対応する
2 -
電話を管理する礼儀正しく、一貫性のある方法で電話に応答するのは患者の挨拶の一部ですが、それはフロントデスクの電話の責任の唯一の義務ではありません。フロントデスクはすべての着信を受け取り、必要に応じて発信を行う責任があります。
- 着信コール：着信コールは、患者の電話、テレマーケティング担当者、製薬担当者、他の医師などで構成されます。 フロントデスクでは、アクティブなリスナー、良い電話マナー、スクリーンコール、タクトの使用、質問、秘密保持などのコミュニケーションスキルを使用して電話を管理する際に、適切な電話エチケットを使用する必要があります。
- 発信呼：時々フロントデスクは、患者の予約を話したり、外の予定や紹介をしたり、消耗品を注文したりするために電話をかけることがあります。 医療事務所の代表者として、適切な電話のエチケットを使用することと同様に重要です。
3 -
予定の予約効果的なスケジューリングは、優れた患者体験と円滑な患者の流れに必要です。 ほとんどの医療機関では、スケジュール設定を簡単に、簡単に行うためのスケジューリングソフトウェアが使用されています 。 ただし、フロントデスクは、キャンセルやノーショーを記入し、スケジュールの変更を患者や医師に伝えることができなければなりません。
4 -
オフィス間通信医療事務所のフロントはコミュニケーションの中心地のようなものです。 ほとんどの事務所間の連絡は、患者に関連する管理業務が含まれている場合は特にフロントデスクを経由します。
最も効果的にコミュニケートするには、情報を明確かつ簡潔にすることが重要です。 メモ、書面によるコミュニケーション、社内電子メール、1つの相互作用、またはグループ設定のいずれであっても、その時点で話題に固執し、ポイントを逸脱しないことが重要です。
効果的なオフィス間通信に必要な基本的なスキルには、
- 電話エチケット
- 顧客サービス
- 基本的な言葉と優れたプログラム
- 時間管理
- 組織スキル
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外部コミュニケーション外部のコミュニケーションは、ベンダー、他の医師の慣行、保険会社、および他のビジネスと潜在的に通信することを含む。 これは、発信通話の作成、プロの手紙の入力、ファックス送信、および手紙の郵送を必要とする場合があります。
通常、管理プロセスと手順、請求処理、患者カルテの作成、基本的なコンピュータスキルなど、ビジネスプログラムの証明書またはアソシエートの学位から得られたオフィス手続に関する知識。 フロントオフィスの成功のためには、基本的な管理補助スキルとオフィス機器を適切に操作できることが重要です。