フロントスタッフは、通常、患者があなたのオフィスに持っている最初の連絡先です。 彼らは単に電話や挨拶の患者に答えるだけではありません。 彼らはまた、予定のスケジューリングと患者の人口統計情報の取得を担当しています。 彼らは、医療事務所の速いペースに追いつくことができるだけでなく、細部にも細心の注意を払う必要があります。 フロントスタッフの8つの責任は次のとおりです。
1 -
歓迎と挨拶...フロントデスクのスタッフは、直接または電話で患者と訪問者を歓迎し、挨拶します。 誰もが知っているように、第一印象は永続的な印象です。 顧客が医療行為について受ける最初の印象は、多くの場合、事務所のスタッフが組織の成功に不可欠であることです。 高品質のケアと優れた顧客サービスを提供することは、患者の満足度が高いために、医療事務所の収入の損失を防止する。
2 -
電話に出る…適切な電話のエチケットを使用して丁寧で一貫した電話のやり方を維持します。 良い電話マナーを持つことは簡単な作業です。 良い電話マナーを持つということは、あなたが通話者であれば、あなたが治療を受けたいと思うように、専門的で他の人を治療することを意味します。 医療事務所のスタッフは、常に礼儀正しく、一貫した電話を提供することが重要です。 患者が電話をかけると、フロント担当者が通話を処理する方法によって、施設がどのように認識されるかが決まります。
3 -
受付エリアを維持する...清潔で組織されています。 あなたの医療事務所を清潔に保つことは、見た目だけではありません。 清潔な医療事務所は、従業員と患者を安全かつ健康に保つために不可欠です。 医療事務所を細菌から守ることは、表面にあるものだけではありません。 それは、感染症を予防するための健康で無菌な環境を保つことです。
4 -
新しい患者を登録する...個人および財務情報を含む患者の詳細な患者情報を収集することによって、既存の患者の人口統計を更新する。 患者口座のサイクルは、患者の人口統計情報および保険情報を含む患者人口統計情報の最初の入力に由来する。 無効な情報が支払いを遅らせる可能性があります。
5 -
患者の流れを容易にする...患者の到着、遅延の認識、および患者および臨床スタッフとの連絡を提供者に通知することによって、 あなたの医療事務所の患者が全過程に満足していなければ、戻ってこないかもしれません。 高品質のケアと優れた顧客サービスを提供することは、患者の満足度が高いために、医療事務所の収入の損失を防止する。 患者は、プロセス全体に満足すれば、引き続き復帰する可能性が高い。
6 -
に応答します...患者、将来の患者、訪問者の質問を丁寧に反映しています。 「アクティブリスニング」と呼ばれる技法は、理解が完全であることを確認するのに役立つツールです。 この手法では、リスナーは自分の言葉で聞いた情報を言い換えます。 この情報が正しい場合、交換は完了します。そうでなければ、情報の送信者は、現時点での誤解を訂正することができます。 この交換はもう少し時間がかかり、交換に関わる全員が期待が明確で理解されていることを知っているため、アカウンタビリティを作成するための効率的なツールとなります。
7 -
医療事務用品を保管しています...在庫の需要を予測し、注文し、事務用機器を監視することによって、適切に在庫が確保されます。
8 -
患者の機密性を保護する...保護された健康情報が確実に確保されるようにするには、PHIをプレーンな場所に残したり、コンピュータをログオフして無人で放置したりしないでください。 患者の機密性を維持するだけでなく、患者はあなたの医療施設で治療されていることを確実に感じるだけでなく、法律でもあります。 患者の健康情報にアクセスする組織は対象とみなされ、法律でHIPAA規定を遵守する必要があるか、民事刑法または刑事罰を受けることが求められます。 医療記録は秘密のままであり、適切な権限を持たない人々がアクセスすることは不可能です。 承認されていない患者の保護された健康情報（PHI）に関する開示は、プライバシールールの違反とみなされます。